AIOHubは、「もっと情報発信をしなければ」と感じている企業だけのためのサービスではありません。
むしろ、すでに社内にはたくさんの情報があり、日々お客さまにも説明しているのに、それが外から使える情報として残っていない。WebサイトやSNSも運用しているけれど、必要なことを十分に伝えられている実感がない。そんな状態を整理するために使えます。
同じ説明を何度も繰り返している
商品について問い合わせがあるたびに、担当者が同じことを説明する。商談になると、Webサイトに書かれていない細かな条件を毎回説明する。新しい取引先には、会社の特徴や仕事の進め方を一から伝える。
こうした説明の中には、一度きちんと情報にしておけば、相手が事前に確認できるものもあります。
AIOHubでは、よく説明していることを公開情報として残しておくことができます。相手が直接読んだり、AI窓口に質問したりできるため、毎回すべてを人が説明する必要がなくなります。
もちろん、人による説明や相談が不要になるわけではありません。基本的なことは先に知ってもらい、個別に話す必要があることに人の時間を使いやすくするためのものです。
情報が担当者に偏っている
会社のことを一番よく知っている人に聞けば、ほとんど何でも答えられる。でも、その人がいなければ分からない。
中小企業では珍しくない状態です。
営業担当者だけが知っている商品の選び方、社長しか説明できない会社の方針、現場の人なら当然知っている技術上の特徴など、会社には資料になっていない情報がたくさんあります。
問題は、その情報が存在しないことではありません。会社は知っているのに、使える形になっていないことです。
AIOHubに情報を登録しておけば、担当者の頭の中だけにあった説明も、他の人が確認できる情報になります。公開できるものについては、そのまま顧客や取引先が使える情報にもできます。
すべての社内情報を公開する必要はありません。外部に伝えてよい情報を切り出して、会社として説明できる状態をつくっていきます。
情報発信が場当たり的になっている
「最近SNSを更新していないから何か投稿しよう」「新商品が出たから記事を書こう」「同じ質問が多いのでFAQを追加しよう」。
一つひとつは必要な発信でも、それぞれをその場で作っていると、過去に何を伝えたのか分からなくなったり、似た説明を何度も作ったりします。
AIOHubでは、まず会社として伝えておきたい情報をまとめて配置します。
毎日投稿する必要はありません。一度整理した情報は残しておき、新しいことができたときには追加する。実際にお客さまから質問されて情報が足りないことが分かったら、その部分を補う。SNSで発信したくなったときには、すでに整理してある情報を材料にする。
つまり、「今日は何を発信しよう」と毎回ゼロから考える状態から、持っている情報を必要に応じて使う状態へ変えていくことができます。
発信をたくさんすることよりも、必要な情報がちゃんと残っていることを先に考えます。
Webサイトだけでは伝えきれない
Webサイトは、会社やサービスを分かりやすく紹介するために非常に重要です。
一方で、会社が持っている情報をすべてWebサイトに載せようとすると、ページが増えすぎたり、かえって何を見ればいいのか分かりにくくなったりします。
トップページには載せなくていいけれど、知りたい人には伝えたい情報もあります。
「この場合は対応できるのか」
「他の商品との違いは何か」
「契約後はどんな流れになるのか」
「こういう使い方もできるのか」
「なぜこの仕様になっているのか」
こうした細かな情報まで、通常のWebサイトの導線だけですべて見せるのは簡単ではありません。
AIOHubでは、Webサイトの見やすさを保ちながら、その奥にある詳しい情報を別の情報基盤として持つことができます。知りたい人は記事を探して読むこともできますし、どこに書いてあるか分からなければAI窓口に質問することもできます。
情報はあるのに、うまく使えていない
この4つの課題に共通しているのは、必ずしも「情報がない」ことではありません。
人が説明している。過去にSNSで投稿した。営業資料には書いてある。社内ではみんな知っている。問い合わせが来れば答えられる。
情報はすでにあるのに、必要なときに使える場所にまとまっていない。
AIOHubは、そこを整えるためのサービスです。
最初にある程度の情報をまとめて配置しておけば、すべてを毎回発信する必要はありません。その後は、新しく伝えたいことができたときと、実際の質問から「この情報が足りない」と分かったときに追加していく。
説明する、発信する、問い合わせに答えるという一回ごとの仕事を、その場で終わらせず、次にも使える情報として残していくことを目指しています。