AIOHubは、最初から会社や組織についての情報をすべて用意してから始める必要はありません。
まず基本情報を登録し、「どんな情報を置いておくとよさそうか」を考えて章をつくり、手元にある情報から入れていくのがおすすめです。ある程度情報が揃ったら公開し、その後は必要になった情報を追加していきます。
1. AIOHubに登録する
まずAIOHubのアカウントを作成し、情報を公開する対象を登録します。
企業だけでなく、サービス、団体、協会、自治体、地域などについて情報をまとめることもできます。
登録したら、最初にその対象についての基本情報を整えます。
会社であれば、会社名、所在地、事業内容、提供している商品・サービスなど。団体であれば、団体名、活動内容、対象地域、加盟者など、まず「これは何なのか」が分かる情報から始めます。
2. 基本情報をもとに章をつくる
次に、情報を整理するための章をつくります。
すべての企業や組織で同じ章を使う必要はありません。
たとえば一般的な企業なら、
「会社について」
「商品・サービス」
「料金・契約」
「利用方法」
「よくある質問」
「導入事例」
「会社の考え方」
などが考えられます。
製造業なら、「設備」「対応できる加工」「材質」「ロット・サイズ」「品質管理」「発注について」などが必要になるかもしれません。
観光施設なら、「施設について」「体験できること」「料金」「営業時間」「アクセス」「予約」「子ども連れでの利用」「外国語対応」「周辺情報」など、必要な情報は変わります。
協会や業界団体であれば、「団体について」「加盟企業」「各社ができること」「入会について」「活動」「共同事業」などが考えられます。
自分たちについて、誰かから聞かれそうなことを大きなまとまりに分けるくらいで構いません。
章の作り方が分からなければ、AIに相談して決めても問題ありません。
AIOHubのAIに「うちは○○をしている会社ですが、どんな章を作ればいいですか？」と聞いてもいいですし、普段使っているChatGPTやGeminiなどの生成AIを使って考えても構いません。
AIOHubだけで情報づくりを完結させることを前提にはしていません。使い慣れているAIや、すでに持っている資料なども使いながら、自分たちに合った構成をつくってください。
3. 最初に入れる情報を決める
章を作ったら、それぞれに情報を入れていきます。
ここでも、ゼロから新しい文章を書く必要はありません。
すでにあるWebサイト、会社案内、商品資料、営業資料、FAQ、過去の記事などに使える情報があれば、それをもとにできます。
また、資料には書いていなくても、
「商談では必ず説明している」
「電話でよく聞かれる」
「初めてのお客さまにはいつも伝えている」
「担当者なら普通に答えられる」
という内容も、AIOHubに置いておく価値があります。
むしろ、こうした今まで人がその都度説明していた情報が、AIOHubに入れる情報を探すうえで大きな手がかりになります。
最初は、基本情報と、普段よく説明していることから始めるだけでも構いません。
4. 内容を確認して公開する
情報を登録したら、公開する内容を確認します。
AIOHubに登録する情報は、自社や自分たちの組織から外部に出してよい情報であることが前提です。
AIを使って文章を作った場合も、そのまま公開するのではなく、内容が事実と合っているか、誤解を招く表現になっていないか、公開して問題のない情報かを確認してください。
公開すると、登録した情報を公開ページから読めるようになります。また、AI窓口では、登録された情報をもとに利用者からの質問に答えられるようになります。
Webサイトがある場合は、詳しい情報を確認する場所としてAIOHubへのリンクを設置したり、営業資料や名刺などから案内したりすることもできます。
最初から完璧にする必要はありません
AIOHubを始めると、「会社についてどこまで情報を入れればいいのか」と迷うかもしれません。
最初から考えられる質問をすべて洗い出し、すべての記事を完成させる必要はありません。
むしろ、AIOHubでは最初にある程度まで整えて、実際に使われながら足していくことを想定しています。
公開すると、それまで会社側では考えていなかった質問が来ることがあります。
その質問に答える情報がなければ、「このことを知りたい人がいるのに、まだ情報を出せていなかった」と分かります。
そこで情報を追加します。
また、新しいサービスを始めた、料金が変わった、新しく伝えたいことができた、というときにも追加します。
つまり、公開後に情報を増やすきっかけは大きく二つあります。
自分たちが伝えたくなったことと、相手が知りたかったことです。
毎週何本追加するといったルールを決める必要はありません。必要な情報が生まれたときに追加していけば、AIOHubの中に自分たちについて使える情報が少しずつ増えていきます。
迷ったらAIに聞きながら進める
「次に何を登録すればいいか」「この内容はどの章に入れればいいか」「この説明で初めて見る人にも伝わるか」など、情報を整理している途中で迷うこともあります。
そういうときも、AIを使って構いません。
AIOHubのAIを使ってもいいですし、ChatGPTやGeminiなど、普段使っているAIに相談しても構いません。
たとえば、
「高知県で○○をしている会社です。会社について外部の人が判断するために、ほかにどんな情報を公開しておくとよいですか？」
と聞けば、自分たちだけでは思いつかなかった項目を見つけるきっかけになります。
出てきた内容が本当に自社に必要か、事実として正しいかを判断するのは自分たちですが、情報を考えるところまで一人でやる必要はありません。
まず基本情報をつくる。
それに合った章をつくる。
手元にある情報を入れる。
ある程度できたら公開する。
あとは実際の質問や、自分たちが伝えたくなったことから足していく。
AIOHubは、一度で完成させるためのものではなく、この繰り返しによって自分たちの情報を充実させていくためのサービスです。