AIOHubを使い始めると、「何を載せればいいのか」「どこまで細かく書けばいいのか」という疑問が出てきます。
基本的には、会社や組織について外部の人から聞かれたときに、普段なら誰かが説明していることを載せていけば大丈夫です。
会社概要や商品・サービスだけでなく、料金、利用条件、対応できること、できないこと、選び方、よく聞かれること、事例、取り組み、考え方なども情報になります。
すべてを一度に作る必要はありません。まず現在持っている情報をある程度配置し、公開した後は、実際の質問や新しく伝えたくなったことをきっかけに追加していきます。
何を載せればいい？
最初は、「外部の人に自分たちのことを説明するとしたら、何を伝えるか」から考えると分かりやすくなります。
たとえば企業なら、会社について、商品・サービス、料金、利用方法、対応範囲、事例、よくある質問などがあります。
ただ、それだけで終わりではありません。
営業担当者が商談でよく補足していること、電話で何度も聞かれること、Webサイトを見ただけでは分かりにくいこと、購入前によく確認されることなども載せる候補です。
逆に、公開する理由がない社内情報や個人情報、機密情報まで入れる必要はありません。
判断に迷ったら、
「このことを知りたい人が現れたとき、毎回人が説明する必要があるか？」
と考えてみてください。
何度も説明する可能性があり、公開して問題のない内容なら、AIOHubに置いておく意味があります。
情報は「投稿する」より「配置する」
AIOHubでは、SNSのように新しい情報を上から順番に投稿していくのではなく、内容に合った場所へ情報を配置していきます。
たとえばAIOHub自身なら、
「AIOHubについて」
「はじめ方」
「機能」
「活用方法」
「料金・契約」
「他サービスとの違い」
「セキュリティ」
といった章を作り、それぞれに必要な情報を置いていきます。
そのため、半年前に登録した重要な情報が新しい投稿に埋もれてしまうことはありません。
新しい情報ができたら、該当する場所に追加する。内容が変わったら、今ある情報を更新する。詳しく説明したくなったら、新しい記事を追加する。
「今日は何を投稿するか」ではなく、「この情報はどこに置いておけば、必要なときに使えるか」を考えるのがAIOHubでの情報の扱い方です。
FAQだけにしなくていい
AIOHubには、質問と回答をセットにしたFAQ形式の情報も登録できます。
「料金はいくらですか？」
「県外でも利用できますか？」
「解約はいつでもできますか？」
といった、答えが明確なものにはFAQが向いています。
一方で、すべての情報を一問一答にする必要はありません。
たとえば「AIOHubとは何か」「導入してから公開するまでの流れ」「自社の情報をどう整理すればいいか」といった内容は、一つの記事としてまとめた方が理解しやすくなります。
短く答えられるものはFAQ。背景や手順まで含めて説明した方がよいものは記事。
内容に合わせて使い分けます。
公開ページとして人にも読んでもらう
登録した情報は、AIだけが使うデータではありません。
AIOHubの公開ページから、人が直接読むこともできます。
そのため、会社について詳しく知りたい人には公開ページを案内できますし、特定の記事だけを営業先やお客さまに共有することもできます。
Webサイトがある場合は、Webサイトで会社や商品の概要や魅力を伝え、詳しい情報はAIOHubで確認してもらう、といった使い方もできます。
AIOHubの中に情報を置いておくことで、AIへの回答材料と、人が読む詳しい説明を別々に作る必要がありません。
シミュレーションして、足りない情報を探す
情報をある程度登録したら、実際の利用者になったつもりで質問してみることもできます。
たとえば自社の商品について、
「初めて購入する人なら何を気にするだろう」
「他社の商品と比較している人なら何を聞くだろう」
「法人の担当者なら何を確認するだろう」
「県外から問い合わせる人なら？」
「採用を検討している人なら？」
と立場を変えて質問してみます。
すると、会社側から情報を眺めているだけでは気づかなかった不足が見つかることがあります。
AIを使って「この情報を読んだ購入検討者から、どんな質問が出そうか」と考えてもらう方法もあります。
シミュレーションの目的は、AIが作った架空の需要を事実として扱うことではありません。別の立場から自分たちの情報を見直して、説明できていない部分を探すことです。
情報を使ってシミュレーションする
AIOHubに情報が揃ってくると、単に「書いてあることを探す」だけでなく、登録された情報に条件を当てはめて、具体的なケースを考えることもできます。
たとえば製造業で、加工方法、対応できる材質、サイズ、ロット、価格の考え方、標準的な納期などが登録されていれば、
「この材質で100個お願いすると、単価はいくらくらいになりそうですか？」
「今日発注した場合、いつ頃納品できそうですか？」
「この仕様なら対応できそうですか？」
といった質問ができます。
サービス業でも、
「従業員50人の会社で導入すると、どのプランになりそうですか？」
「この条件だと月額はいくらになりますか？」
「来月から利用を始めるなら、いつまでに申し込めばよさそうですか？」
といった使い方が考えられます。
ここで大切なのは、AIが知らない価格や納期を勝手に決めるわけではないことです。
固定料金や明確な計算ルールが登録されている場合は、それをもとに計算できます。一方、価格や納期が案件ごとに変わる場合は、登録されている条件や過去の目安など、公開されている情報の範囲で「この条件ならこの程度が目安」とシミュレーションし、正式な見積もりや納期確認が必要であることを案内します。
判断材料が足りなければ、無理に答えを出さず、
「数量は決まっていますか？」
「希望する材質は何ですか？」
「納品希望日はありますか？」
といった追加情報を確認することも考えられます。
つまり、公開情報が詳しくなるほど、利用者は「この会社はいくらですか」「何ができますか」と一般的な質問をするだけでなく、「自分の条件ならどうなるか」まで事前に確認できるようになります。
シミュレーションから、足りない情報も見つかる
シミュレーションは、利用者のためだけに使うものではありません。
自分たちで、
「100個発注したい企業から聞かれたら答えられるか」
「初めて利用する人が総額を知りたいと言ったら？」
「来週までに欲しいと言われたら？」
「海外から利用したいと言われたら？」
など、具体的な条件を入れてAIに質問してみます。
そこで回答できなければ、単にAIの性能が足りないとは限りません。
価格を決める条件が書かれていない、納期の目安がない、対応できる範囲が曖昧になっているなど、人が判断するためにも必要な情報そのものが不足している可能性があります。
必要であれば、その情報をAIOHubに追加します。
この繰り返しによって、
情報を置く → 条件を当てはめて試す → 答えられないところを見つける → 情報を足す
という形でも情報を充実させることができます。
実際の質問から情報を追加する
シミュレーション以上に重要なのが、公開した後に実際に寄せられる質問です。
たとえば、ある会社がサービスについて十分な情報を登録したつもりでも、
「複数店舗で契約する場合はどうなりますか？」
という質問が来るかもしれません。
その情報がまだなければ、それは一つの不足情報です。
社内で確認して回答できる内容なら、今回の問い合わせだけに答えて終わらせず、AIOHubにも情報を追加します。
すると次に同じ疑問を持った人は、その情報を直接読んだり、AI窓口から回答を得たりできるようになります。
一回の質問を、一回の対応だけで終わらせない。
実際に聞かれたことを会社の公開情報として残していくことで、利用されるほど情報が充実していきます。
定期的に発信し続けなくてもいい
AIOHubとSNSやメールマガジンなどでは、情報の役割が違います。
SNSやメールは、新商品、イベント、キャンペーン、最近の出来事など、今伝えたい情報を届けることに向いています。
AIOHubは、誰かが必要になったときに確認できるよう、長く使う情報を置いておくことに向いています。
そのため、AIOHubでは「毎週1本記事を書く」「毎日更新する」といった運用を前提にしていません。
最初に必要な情報をある程度まとめて配置したら、その後は、
新しいことができた。
内容が変わった。
伝えたいことができた。
実際に質問された。
シミュレーションして不足に気づいた。
といったタイミングで追加・更新すれば構いません。
もちろん、SNSや記事で定期的に発信したい企業は続けて構いません。その場合も、AIOHubに整理してある情報を読み込ませて投稿案を作ったり、内容に間違いがないか確認したりする材料として使えます。
AIOHubは「発信をやめるためのサービス」ではなく、発信する・しないにかかわらず、まず使える情報を持っておくための場所です。
情報を配置しておく。必要なら外へ届ける。実際に使われて足りないものが分かったら補う。
この順番にすることで、発信そのものを続けることに追われず、自分たちに必要なペースで情報を充実させていけます。